Проведение документа
Проведением документа называется операция, в результате которой формируются сведения о том, как данный документ должен изменить итоговую информацию, хранящуюся в регистрах. Одновременно система подсчета итогов на основе этих сведений выполняет изменения в регистрах.
Хранение итогов в системе 1 С: Торговля. Перед тем, как рассмотреть процесс проведения документа, коротко рассмотрим принципы подсчета и хранения итогов в системе 1С:Торговля.
Итоговая информация в системе 1С:Торговля хранится в регистрах. При создании конфигурации задачи создается необходимое количество регистров. Для каждого регистра определяется, какая информация и в каком разрезе будет храниться в этом регистре.
Также в процессе настройки конфигурации задачи для каждого вида документов создается модуль движения регистров. Он содержит алгоритм формирования сведений об изменениях в регистрах, которые необходимо выполнить при проведении документа.
При подсчете итогов система 1С:Торговля обрабатывает проведенные документы и производит соответствующие изменения в регистрах.
Точка актуальности итогов. Дата и время, по которые включительно обрабатываются проведенные документы, называется «точкой актуальности итогов». В общем случае, в качестве точки актуальности итогов берется дата и время самого «старшего» документа.
Режим «Управление итогами» позволяет «вручную» сдвигать точку актуальности итогов во времени как вперед, так и назад, при этом производится пересчет итогов. Проведенные документы, оказавшиеся после точки актуальности итогов, при пересчете итогов не учитываются. Такие документы в журнале операций обозначаются в крайней левой колонке знаком Ö
с пометкой зеленого цвета.
При установке точки актуальности итогов в режиме «Управление итогами» итоги пересчитываются на 00 часов 00 минут 00 секунд даты, выбранной в качестве даты актуальности итогов.
Эту особенность следует иметь в виду при выборе точки актуальности в режиме «Управление итогами». Например, если вы хотите, чтобы при подсчете итогов были учтены все проведенные документы по 20 мая 1996 года включительно, то в качестве точки актуальности итогов следует выбрать 21 мая 1996 года.
Проведение документа. Перед проведением нового документа следует убедиться, что точка актуальности итогов находится в том же месяце, что и проводимый документ.
 |
Если на запрос ответить «Да» — документ будет проведен (то есть изменит информацию в регистрах).
В журнале документов проведенный документ, лежащий до точки актуальности итогов, будет помечен в крайней левой колонке знаком Ö
с отметкой красного цвета.
Ответив «Нет» на запрос, вы можете отказаться от проведения документа прямо сейчас, а выполнить проведение в другое время. Но при этом надо иметь в виду, что при отказе от проведения документа итоговая информация, хранящаяся в регистрах, не изменится.
В описанной выше ситуации существует потенциальная возможность появления ошибок в учете.
Например, проведенный документ — накладная на отпуск товара — вызван для редактирования, и в накладной исправлено количество отпущенного товара После записи накладной без ее проведения, безусловно, возникнет различие между информацией, содержащейся в накладной, и движением регистров, которое должно было бы последовать в результате проведения этой накладной. Обнаружить такую ошибку достаточно трудно — ведь при просмотре журнала проведенный документ и откорректированный, но записанный без проведения документ внешне никак не различаются.
Чтобы избежать подобных несоответствий, можно рекомендовать либо всегда проводить откорректированный документ, либо перед корректировкой проведенного документа делать его непроведенным.
Кроме этого, администратор системы может запретить сотрудникам низового звена (например, продавцам или менеджерам по работе с клиентами) редактирование проведенных документов. Отредактировав пользовательские права в сеансе конфигурирования системы, администратор может разрешить только ответственным сотрудникам выполнение предприятия таких операций, как изменение проведенных документов, проведение документов «задним числом» и изменение документов без перепроведения.
Чтобы сделать документ непроведенным, следует в меню «Действия» главного меню программы выбрать функцию «Сделать документ не проведенным». После подтверждения удаления движения регистров признак Ö
проведенного документа изменится на пустую ячейку.
Теперь непроведенный документ можно откорректировать, записать, провести (или не проводить), а знак в крайней левой колонке журнала будет правильно отражать текущее состояние документа.
Особые случаи при проведении документов. Рассмотрим ситуации, которые могут возникнуть при проведении документов.
1. Если непроведенный документ имеет более поздние дату и время, чем точка актуальности итогов, то при проведении документа могут возникнуть следующие ситуации:
• если между документом и точкой актуальности итогов нет других проведенных документов, то при проведении документа точка актуальности итогов автоматически сдвигается вперед и становится равной дате и времени проведенного документа;
• если между документом и точкой актуальности итогов существуют проведенные документы, то такой документ не проводится, при этом выдается сообщение, что существуют более ранние проведенные документы.
2. Если проводится непроведенный документ с датой и временем меньшим, чем точка актуальности итогов, то выдается запрос о проведении документа «задним числом». Необходимость этого связана с тем, что алгоритм формирования движения регистров может использовать итоговые данные регистров для вычисления каких-либо величин. В описанной ситуации итоги на дату и время проводимого документа будут неактуальны. Если при разработке модуля движения регистров подобная ситуация не учитывалось, это может привести к ошибкам в вычислениях.
Внимание. Проводить документы «задним числом» следует с особой осторожностью. Однако, в режиме «Управление итогами» можно пересчитать документы (выполнить групповое перепроведение) и исключить ошибки подобного рода.
 |
Если в этом запросе выбрать опцию «Провести документ задним числом», то документ будет проведен со своим временем. В этом случае, как уже упоминалось выше, возможно возникновение ошибок, если алгоритм, формирующий движение регистров, не учитывает возможной неактуальности итогов на момент расчета.
Чтобы избежать этого, следует выбрать опцию «Изменить время документа». Тогда время документа будет изменено на время, большее времени самого последнего документа, и уже с этим временем документ будет проведен. Очевидно, что в такой ситуации состояние итоговой информации регистров будет актуальным на момент проведения документа.
Ситуации, когда между временем записи документа и точкой актуальности итогов существуют проведенные документы, наиболее часто могут возникать в процессе интенсивного ввода документов с многих рабочих мест при работе системы 1С:Торговля в сети. После записи документа при ожидании от пользователя ответа на запрос «Провести документ?» другие пользователи могут успеть провести свои документы: система 1С:Торговля проводит документы в порядке «живой очереди». Поэтому приведенный выше запрос может появляться на экране достаточно часто. Выдачу этого запроса можно отключить в настройке торговых параметров (пункт «Параметры» меню «Сервис» главного меню программы), тогда новый документ всегда будет проводиться после последнего проведенного документа с соответствующим изменением времени документа.
4. Когда точка актуальности итогов «вручную» сдвигается назад во времени, проведенные документы с более поздними датой и временем, чем дата и время точки актуальности итогов, исключаются при подсчете итогов и, фактически, могут считаться непроведенными. Если подобный документ проводится повторно, то возможны следующие ситуации;
• если между документом и точкой актуальности итогов нет других проведенных документов, то данная ситуация повторяет описанную выше: точка актуальности итогов автоматически сдвигается и становится равной дате и времени документа;
• если же между документом и точкой актуальности итогов находятся другие проведенные документы, то такой документ не проводится, при этом выдается сообщение о том, что существуют более ранние проведенные документы.
5. Если дата и время проведенного документа меньше, чем точка актуальности итогов, такой документ можно провести повторно. Однако также надо иметь в виду возможные ошибки, если алгоритм формирования движения регистров использует итоговые данные из регистров для вычисления каких-либо величин,
